Come funziona Zoho Projects?
Se stai cercando un modo efficiente per gestire i progetti della tua azienda guarda questo tutorial di Zoho Projects in italiano
Tracciare i project management KPI è indispensabile per capire se il tuo progetto sta andando nella giusta direzione.
I KPI (Key Performance Indicator) servono per restituire una visione chiara relativamente al raggiungimento degli obiettivi prefissati, ma anche per valutare se le risorse associate ad un’attività sono ottimali o se necessitano di essere implementate.
Il monitoraggio di un progetto tramite KPI è essenziale per migliorare costantemente le performance di un team, lavorare sui punti deboli e rendere un progetto efficace nel lungo periodo.
Avere un approccio data-centrico è possibile, soprattutto utilizzando strumenti funzionali al monitoraggio dei project management KPI come Zoho Projects.
Perché è importante monitorare i KPI
Ci sono diversi motivi per affidarsi agli indicatori di performance quando si lavora ad un progetto. I KPI servono per verificare l’andamento delle attività e capire se stanno andando nella giusta direzione in termini di raggiungimento dell’obiettivo. In particolare, monitorare i KPI aiuta i manager e gli imprenditori a:
- Provare l’efficacia di una strategia di project management ed eventualmente apportare delle modifiche per facilitare il raggiungimento dei goals prefissati;
- Analizzare la qualità dell’output e capire se è in linea alle aspettative, sia dal punto di vista del team, sia dal punto di vista del cliente;
- Controllare il budget e modularlo in base alle necessità operative, per ottimizzare la gestione del denaro e arrivare al ROI;
- Rispettare le deadline, assicurandosi che il progetto venga portato a termine in ogni fase del suo sviluppo.
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Quali sono i principali project management KPI da monitorare?
I project management KPI da monitorare possono variare da progetto in progetto, ma ci sono un elenco di indicatori fondamentali da tracciare per verificare l’andamento delle attività.
Possiamo dividere questi indicatori in quattro macro categorie:
- KPI legati al tempo, che fanno riferimento al rispetto di tempistiche e deadline per l’avanzamento progettuale;
- KPI economici, che fanno riferimento all’utilizzo e alla distribuzione del budget;
- KPI di efficacia, che si riferiscono al grado di ottimizzazione del progetto e di ogni suo aspetto gestionale;
- KPI di qualità, ovvero gli indicatori che misurano la soddisfazione dal punto di vista del cliente.
KPI legati al tempo
Alcuni KPI legati al tempo sono:
- Cycle time, ovvero i tempi utili per portare a termine un progetto;
- Ore pianificate vs tempo effettivamente impiegato;
- Numero di ore dedicate al progetto di ogni singola risorsa;
- Numero di revisioni alla programmazione temporale delle attività.
KPI economici
Parlando, invece, di project management KPI di natura economica, i più interessanti sono:
- Costo pianificato, ovvero il budget da destinare alle attività progettuali;
- Scostamento del budget, ovvero le variazioni economiche rispetto al budget di partenza;
- Indice di rendimento dei costi;
- Tempo necessario per stabilire il budget progettuale.
KPI di efficacia
Alcuni KPI di efficacia misurati in un grande progetto sono:
- Numero di progetti annullati;
- Formazione necessaria per portare avanti il progetto;
- Valore di redditività di ogni singola risorsa impiegata nel progetto.
KPI di qualità
Infine, ecco alcuni project management KPI relativi alla qualità:
- Tasso di soddisfazione del cliente;
- Net Promoter Score, ovvero il KPI che misura la fedeltà del cliente al marchio attraverso questionari;
- Numero di reclami;
- Tasso di abbandono dei clienti.
Zoho Projects è la soluzione ideale per monitorare i project management KPI
Il monitoraggio di un progetto è possibile anche senza strumenti dedicati, ma Zoho Projects trasforma questa attività in un processo fluido e automatizzato. Grazie alle sue funzionalità native, il software permette di tracciare in tempo reale metriche fondamentali come cycle time, ore pianificate e carico di lavoro del team. La dashboard integrata offre una visione immediata dell’avanzamento dei progetti, mentre i report automatici eliminano la necessità di raccolta manuale dei dati. E per chi desidera analisi ancora più approfondite, l’integrazione con Zoho Analytics permette di creare visualizzazioni personalizzate da condividere con tutto il team.
Grazie alla nostra esperienza come Premium Partner Zoho da 17 anni, possiamo aiutare la tua azienda ad integrare tutti i KPI di monitoraggio di un progetto che sono più utili per raggiungere i vostri obiettivi strategici, e formare il tuo team per essere autonomo nell’analizzare dashboard, report e pianificazioni.
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