Perché creare una firma digitale migliora la produttività aziendale

Creare una firma digitale è un modo per semplificare la gestione dei documenti in azienda. Produrre, firmare e archiviare documenti è una procedura che richiede tipicamente molto tempo e attenzione: basta una distrazione anche minima per perdere documenti importanti.

Secondo una statistica di Forrester del 2017, la gestione dei documenti con la firma elettronica permette alle aziende di risparmiare fino a 22.000 ore l’anno. Ecco perché la “e-signature” è la soluzione per semplificare la gestione di stampe, scansioni e archiviazione di documenti cartacei.

Introdurre questa innovazione in azienda può offrirti molti benefici, soprattutto se sceglierai un software per la firma digitale efficiente e funzionale. Vediamoli insieme.

I benefici della firma digitale

Creare una firma digitale aziendale e introdurre questo elemento nella cultura d’impresa può generare diversi benefici, da più punti di vista:

• Un beneficio temporale, perché l’archiviazione dei documenti e tutte le pratiche di gestione degli stessi vengono semplificate. In più, i clienti hanno accesso immediato ai contratti e possono firmarli istantaneamente;
• Un beneficio economico, perché la firma digitale fa risparmiare carta. Secondo MSB, le aziende che utilizzano strumenti di firma elettronica sono in grado di ridurre i costi di gestione dei documenti fino all’85%;
• Un beneficio ambientale, perché la gestione digitale dei documenti evita lo spreco di carta e, di conseguenza, ha un impatto ambientale ridotto.

Volendo riassumere i vantaggi dell’e-signature, possiamo dire che questi sono:

• L’accessibilità alla firma, in qualunque momento;
• La riduzione del consumo di carta;
• La semplificazione delle pratiche di gestione e archiviazione dei documenti;
• I documenti possono facilmente arrivare in qualunque parte del mondo, senza limiti;
• L’abbattimento dei costi.

Software per la firma digitale: Zoho Sign

Se stai pensando ad uno strumento che permetta di integrare la firma digitale e gestire i documenti con semplicità, Zoho Sign è quello che fa per te.

Zoho Sign è un’app completa per gestire la firma digitale in azienda. Il software ha un’interfaccia semplice e intuitiva e nasce per semplificare la gestione dei documenti in azienda.

Nello specifico, Zoho Sign ti permette di:

• Firmare digitalmente i documenti, inviarne una copia ad altri e ricevere in tempo reale documenti firmati;
• Lavorare con i massimi standard di sicurezza. Il software ha una crittografia di livello militare ed è conforme alle leggi più recenti sulle firme digitali: ESIGN e eIDAS;
• Controllare il flusso di lavoro, definendo l’ordine delle firme quando devi inviare un documento a più destinatari;
• Monitorare lo stato del documento e ricevere notifiche per ogni firma ricevuta;
• Creare modelli personalizzati per i documenti, da riutilizzare risparmiando tempo;
• Integrare il software con altri sistemi, come il tuo CRM.

Se vuoi un sistema per creare una firma digitale e facilitare la gestione aziendale, prenota una consulenza gratuita con i nostri esperti e scopri come integrare Zoho Sign nella tua azienda.

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